Snipperbericht 10

Werven, een kwestie van lange adem

Fasering en uitwerking van de werving: 1. Het maken van een planning voor de werving 2. Vooronderzoek: waar wonen de deelnemers die je wilt benaderen, welke buurt kies je, contact met intermediairs en toeleiders 3. Informatie verzamelen over de buurt waarvoor je gekozen hebt 4. Adresmateriaal verzamelen 5. Folders versturen naar de adressen. Ondersteuning d.m.v. publicaties in wijkblaadjes en eventueel affiches en folders op kernpunten in de buurt 6. Huisbezoek 7. Versturen van de uitnodiging voor de eerste bijeenkomst 8. Twijfelaars een tweede keer benaderen 9. Introductieprogramma en uitbreiding van de groep door de deelnemers zelf. José Franssen in een artikel over werving in 1980

Als ik het artikel herlees dat ik in 1980 schreef over het werven van groepen – ik werkte toen als vormingswerkster in oude buurten met jongeren, meiden- en vrouwengroepen – realiseer ik me, dat ik zo’n veertig jaar heb nagedacht over de vraag hoe je mensen bij elkaar kunt krijgen. Destijds was het werven van een groep een taak, waarover ik een verslag schreef voor het team. In de groepen die ik toen begeleidde, kwamen mensen bij elkaar die nauwelijks lazen en die beslist niet via krant of folder mee zouden gaan doen in een groep. Via onder andere buurtwerkers en pastoor kreeg ik adressen van mogelijke deelnemers, die ik vervolgens thuis bezocht met de vraag of ze mee wilden doen in een groep. In onze teamvergadering bespraken we de ins en outs van werving, waarover ik ook al het een en ander geleerd had tijdens mijn studie. Werving is een vak apart, leerde ik toen. Moderne communicatiemiddelen als Facebook, LinkedIn, Twitter, internetsites en blogs waren er niet. Er is heel veel veranderd in wervingsland. Werving heet nu marketing en public relations. Buurtgericht werken, doelgroeponderzoek en huisbezoeken zijn er niet meer bij. Daarom voel ik ook wat schroom om mijn ervaringen rond werving woorden te geven, want ik realiseer me dat ik de nieuwe media nog veel te weinig ingezet heb. Maar wie weet, misschien is er iemand van jullie die een aanvulling kan schrijven op dit bericht… Toch wil ik een aantal belangrijke wervingsprincipes met jullie delen. Want hoewel er veel veranderd is, er is ook veel hetzelfde gebleven: als je een workshop of cursus wilt geven rond het schrijven van levensverhalen, heb je cursisten nodig en die komen niet vanzelf naar je toe. Werving en PR zijn vaak onderschatte onderdelen van de taken die je hebt als begeleider of docent. Zelfs als je in opdracht werkt van een instituut dat werkt met een site en programmaboekje, lopen je groepen niet vanzelfsprekend vol. Het is dus van belang dat je ook zelf je aanbod presenteert.

Wat, Hoe, Waar, Wanneer en voor Wie Niet alleen voor jezelf, maar ook voor je (potentiële) deelnemers moet duidelijk zijn wat je precies in de aanbieding hebt: een workshop of een cursus levensverhalen schrijven. Je moet heel duidelijk weten wát je aanbiedt en waarom je het zó noemt. Jij als begeleider en de deelnemers moeten overeenkomstige doelen hebben! Om Wat gaat het? Levensverhalen optekenen. Geen creatief schrijven, geen gedichten, geen literatuur produceren, geen therapie (hoewel al die zaken nevendoelen kunnen zijn). Hoe? Schrijvend. Een globaal programma voor de cursus geeft belangstellenden een idee over de inhoud en werkwijze tijdens de bijeenkomsten. Voor wie? Voor iedereen die wil schrijven, of voor ouderen, of voor jongeren. Denk na over wie je in je groep wilt. Als je een specifieke doelgroep wilt bereiken: denk dan na over kenmerken en specifieke motieven van mensen om mee te willen doen. Waar? De ruimte waarin je werkt, moet goed bereikbaar zijn met het openbaar vervoer en moet gezellig en efficiënt ingericht zijn. Mensen komen ook om elkaar te ontmoeten. Het creëren van een ontspannen en gezellige sfeer is niet alleen voorwaarde maar ook onderdeel van het leerproces. Er moeten tafels en stoelen zijn en er moet koffie en thee gezet kunnen worden. Goede verwarming en verlichting zijn van belang. Wanneer? Dag en tijdstip van je aanbod. In welke vorm? Een workshop. Een cursus. Het gaat dus niet om een praatgroep of een ontmoetingsmiddag. In je wervingsmateriaal en krantenartikeltjes moet je aanbod duidelijk worden vermeld.

Workshop, gratis les of lezing In de werving voor een cursus paste voor mij vaak het aanbod voor een workshop of gratis les. In een eenmalige en laagdrempelige schrijfmiddag of –avond konden mensen dan komen ‘proberen’ of proeven, en een geslaagde workshop werkte meestal wervend voor een cursus. Ook een lezing over het schrijven van levensverhalen, voorafgaand aan een cursus, kan wervende kracht hebben.

Maak een wervingsplan Neem vooral genoeg tijd voor de werving. Bereid alles goed voor, maak een planning, ook in tijd. Ik rekende altijd zo’n drie maanden voor het begin van de activiteit als ‘wervingstijd’. Die tijd had ik nodig voor het maken van een specifieke folder, PR-teksten, persbericht, aankondiging op de site en andere acties om mensen te interesseren. Bij de planning dacht ik altijd na over de gunstigste tijd voor mijn aanbod: ik werkte graag in het najaar (september tot december) en in het voorjaar (januari tot mei) met doorlopende groepen. De periode na de zomer en de weken meteen na de jaarwisseling zijn vrij gunstig om te werven. Voor een zomeraanbod (zomercursussen) is het voorjaar de wervingstijd. Principe: elk aanbod vraagt een eigen planning en wervingstijd. Ga er nooit van uit, dat je groepen vanzelf vollopen. Zelfs als je bekender wordt en gevraagd, blijft het belangrijk om te werven en nieuwe mensen te bereiken.

Denk na over je doelgroep Wie wil je bereiken (en wie niet)? Een cyclus levensverhalen schrijven met kinderen op scholen vraagt een heel andere wervingsaanpak dan een cursus levensverhalen schrijven met buurtbewoners in een bepaald stadsdeel (van alle leeftijden), 60+ers in de regio of ouderen (75+) in een zorgcentrum. Vraag je altijd af aan wie je wilt lesgeven (en waarom die doelgroep), waar je die mensen kunt vinden, hoe je hen kunt motiveren om mee te doen (vraag je af om welke redenen zij hun levensverhalen willen schrijven) en via wie je hen kunt bereiken. Waar vind je de mensen die je in je groep wilt: ken je contactpersonen of ‘toeleiders’ (bijvoorbeeld leraren, actieve ouderen in ouderenbonden, beheerders van woonvoorzieningen voor ouderen, activiteitenbegeleiders, hulpverleners, pastoraal werkenden) en hoe kun je samen met hen een plan maken om je groep te bereiken. Voor een gezamenlijk plan (samenwerking) moet je een gezamenlijk doel hebben. Belangrijk is daarbij de wie- wat- wanneer- waar- en hoe- vragen als leidraad te blijven gebruiken, zodat je niet via de toeleiders te maken krijgt met mensen die iets heel anders willen dan levensverhalen schrijven (vertellen bijvoorbeeld, of anderen ontmoeten en gezellig samenzijn). Vooronderzoek heette dat vroeger: verzamel zoveel mogelijk informatie over je doelgroep, want je programma moet passen bij de mensen met wie je gaat werken. Culturele en sociale achtergrond, buurt, sekse, leeftijd, fysieke beperkingen als doofheid of mobiliteit, niveau van onderwijs en taalgebruik: al die kenmerken vormen het kader waarbinnen je het werken met levensverhalen vorm kunt geven.

Verzamel adressen van potentiële deelnemers en/of plaatsen waar je hen kunt bereiken Misschien krijg je toegang tot adressenbestanden, misschien willen organisaties je folder versturen naar mensen uit hun bestanden. Vraag je af waar en hoe je je doelgroep kunt vinden. Komen jouw deelnemers in de bibliotheek, in boekhandels, in buurtcentra, in wachtkamers van ziekenhuizen? Gaan ze naar de huisarts, apotheek, supermarkt, kapper, school, peuterspeelzaal, activiteitencentrum, dagopvang voor ouderen?

Maak een folder of flyer, affiche, prentbriefkaart Maak een flyer in een grote oplage en verspreid deze op zoveel mogelijk plaatsen. Deel je flyer uit aan mensen die jouw doelgroep kennen. Vergroot je flyer tot affiche en hang hem op verschillende plaatsen op. Ik heb altijd folders gemaakt. Een folder is de concrete aankondiging van je aanbod, met woorden voor het specifieke ervan, zoveel mogelijk geschreven in eenvoudige en heldere taal gericht naar de mensen die je wilt bereiken, liefst ook nog mooi vorm gegeven, maar vooral: opvallend. Mijn folders moesten opvallen op de toonbank van boekhandel of in het rek van de bibliotheek. Ik maakte ze op knaloranje, eigeel, glanzend, doorschijnend of helderblauw papier, handgeschreven of met en mooie opvallende foto op de voorkant. Ik dacht lang na over de titel van mijn aanbod, want die moest de deelnemers naar mij toe trekken. Een sprekende titel werkt wervend. Ik wilde mensen aanspreken, nieuwsgierig maken en verleiden om mee te komen doen. Daartoe sprak ik ze ook aan op mogelijke motieven om mee te doen aan de cursus: verhalen voor het nageslacht bewaren, iets van vroeger willen doorgeven, terug willen blikken om de rode draad te vinden, eigen verhalen leren opschrijven. Mijn folders stuurde ik naar organisaties (liefst naar mensen die ik kende binnen die organisaties), naar contactpersonen van ontmoetingsplekken voor mijn doelgroep en naar mensen uit de doelgroep zelf. Ik verspreidde mijn folders via mogelijke ‘toeleiders’ en sleutelfiguren. Ik legde ze neer in bibliotheken, boekhandels, ziekenhuis, wachtkamers, supermarkten, zorginstellingen, scholen, kerken, gemeenschapsruimtes en op ontmoetingsplekken. Ik had altijd een stapeltje folders in mijn tas om uit te delen aan iedereen die ik ontmoette. Affiches hing ik op prikborden waar ik maar kwam. De folder geeft nauwkeurige informatie over de bedoelingen en inhoud van cursus of workshop. Ik voegde meestal een programma-overzicht toe en voor de helderheid was deze gescheiden van de praktische informatie. Een goede folder ziet er aantrekkelijk uit, nodigt uit en maakt nieuwsgierig.

Schrijf een persbericht Aanvullend kun je je aanbod bekendheid geven met een persbericht. Dat stuur je naar de buurt- en wijkbladen, informatiebladen van instellingen en verenigingen (ouderenbonden), naar de gratis zondagskranten en dag- en weekbladen. Ook huis-aan-huisbladen, plaatselijke radio en televisie en beheerders van relevante websites krijgen een persbericht. En vergeet de vakpers niet: www.schrijvenonline.org (rubriek Schrijfactiviteiten), Schrijven Magazine, Biographein-periodiek voor biografiewerkers (biografiecounseling@hetnet.nl) eventueel literaire tijdschriften. Voor de pers moet je aanbod vooral nieuwswaarde hebben, dus maak je aanbod heel bijzonder: nog nooit aangeboden in ons dorp, unieke cursus voor... Ook op je site, in je eigen nieuwsbrief neem je je eigen berichten en folders natuurlijk op. In je persbericht vermeld je duidelijk: voor wie jouw workshop of cursus bedoeld is (je doelgroep) \ waarover het gaat: levensverhalen \ wat er gaat gebeuren en hoe: schrijven en delen van het geschrevene met elkaar in een groep \ waar het is: adres \ op welke dag en tijdstip het begint, hoe lang het duurt / hoeveel bijeenkomsten er zijn en concrete data / wie het gaat begeleiden en wie het organiseert \ wat de kosten zijn \ hoe mensen zich kunnen aanmelden / waar ze meer informatie kunnen krijgen. Hoe korter het persbericht, hoe groter de plaatsingskansen. De titel is informatief en de belangrijkste informatie staat vooraan in je bericht. Daarna volgen uitleg en eventueel andere gegevens en details. Een persbericht schrijf je in zo eenvoudig mogelijke taal en is gericht op de mensen die je wilt bereiken. Hoe unieker je aanbod, des te groter je kans op publicatie, of zelfs een interview in plaatselijke media. Schroom niet bekenden die contacten hebben met media te benaderen: zij kunnen je aanbod onder de aandacht brengen.

Doe veel aan mond-tot-mondreclame Vertel overal en iedereen enthousiast over je aanbod. Laat zien dat je er zin in hebt en dat het leuk wordt. Geef vrienden, buren, boekhandelaren, bibliothecarissen, wijkverpleegkundigen, verzorgenden, geef iedereen een folder en vertel over je cursus. Vraag of ze mensen kennen die misschien belangstelling hebben. Ben ook aanwezig op een eventuele Open dag van de instelling waar je je cursus geeft, eventueel met een paar oud-deelnemers die je als ‘ambassadeurs’ van het levensverhalen schrijven mee laat enthousiasmeren. Mond-tot-mondreclame is veel krachtiger dan alle andere media bij elkaar!

Doe vooral al deze dingen tegelijk en steeds weer Laat zien, op alle mogelijke manieren en tegelijk, dus naast elkaar heen en door elkaar heen lopend, dat jouw cursus eraan komt. Doe niet maar één ding, maar doe alles tegelijk. Er zijn mensen die nooit een folder meenemen, maar die wel de aankondigingen in de weekbladen uitpluizen, er zijn mensen die heel weinig lezen en die het via-via moeten horen. Wat voor de een werkt, werkt niet voor de ander. Zet daarom zo breed mogelijk in en bouw in de loop van de tijd ook een ‘wervingsnetwerk’ op, leg contacten met mensen die je als tussenschakel en intermediair kunt benaderen voor je aanbod. Zoek ambassadeurs voor je cursussen, stuur rondzendbrieven rond, en denk altijd na over nieuwe manieren om deelnemers te interesseren voor je aanbod. Ga naar lezingen en gelegenheden waar je je aanbod kenbaar kunt maken en je flyers kunt uitdelen. Maak jezelf en je aanbod zichtbaar. Werven is zo een integraal onderdeel van je werk als cursusgever.

Wil ik dit echt? En dan last but not least: ik vroeg me bij elke cursus en training altijd weer opnieuw af: ‘Wil ik dit echt doen? Heb ik er zin in? Kan ik het aan in mijn totale programma?’ En bijna altijd liepen de activiteiten die ik écht, heel écht wilde, vol, misschien wel op mijn energie van het verlangen en mijn enthousiasme dat ik uitdroeg. Als ik mezelf neutraal voelde over mijn aanbod, liepen groepen soms vol en soms niet. En als ik het niet echt wilde, of een beetje wilde maar eigenlijk al een te vol programma had, dan waren er opmerkelijk vaak niet genoeg deelnemers… Ik geloof er in dat werven veel te maken heeft met de energie die je er in stopt.

Aanvullingen? Nieuwe manieren van werven die ik niet ken of heb gebruikt? Ik ben nieuwsgierig en vul mijn bericht met plezier aan.

José Franssen (4-5-2013)